Lợi Ích Của Tổng Đài IP (IP PBX)

Tổng đài điện thoại IP (IP PBX) là một hệ thống bao gồm một hay nhiều điện thoại IP, một máy chủ IP PBX và một cổng giao tiếp VoIP tùy chọn để kết nối với đường dây điện thoại cố định PSTN. Máy chủ của IP PBX hoạt động tương tự như một proxy server. Khi người dùng điện thoại IP (thông qua điện thoại di động hay để bàn) phải đăng ký với máy chủ IP PBX, và khi họ muốn thực hiện cuộc gọi thì phải gửi yêu cầu tới hệ thống IP PBX để tạo kết nối. Hệ thống IP PBX có một điểm truy cập và các địa chỉ IP cho người dùng để thực hiện các cuộc điện thoại nội bộ hay từ bên ngoài thông qua một cổng giao tiếp VoIP hay nhà cung cấp dịch vu VoIP.

 

tổng đài IP, IP PBX

Nguyên lý hoạt động của tổng đài IP

 

Như vậy, việc lắp đặt tổng đài điện thoại IP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ta hãy cùng phân tích những điểm tích cực mà một hệ thống IP PBX đang có:

1. Dễ dàng lắp đặt và kết nối hơn so với hệ thống điện thoại truyền thống

Hệ thống IP PBX hoạt động như một phần mềm máy tính và tận dụng được sức mạnh xử lý của máy tính với giao diện người dùng trực quan trên nền tảng Windows. Bất kỳ ai thông thạo về lĩnh vực mạng và máy tính đều có thể lắp đặt và vận hành hệ thống IP PBX. Trong khi đó, hệ thống tổng đài truyền thống thì đòi hỏi người sử dụng phải trải qua quá trình đào tạo nhất định.

 

2. Dễ quản lý nhờ vào giao diện đồ họa hoặc trên nền web

Hệ thống IP PBX có thể được vận hành thông qua giao diện đồ họa hoặc trên nền web, cho phép người đùng dễ dàng điều khiển và thiết lập cuộc gọi. Còn hệ thống tổng đài thông thường lại có giao diện rất không mấy thân thiện và chỉ có những chuyên viên về điện thoại mới có thể sử dụng được.

 

3. Tiết kiệm chi phí qua việc sử dụng nhà cung cấp dịch vụ VoIP

Với hệ thống IP PBX, bạn có thể dễ dàng sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ VoIP để thực các cuộc gọi đường dài hay gọi đi quốc tế. Chi phí mà bạn tiết kiệm được hàng tháng là rất đáng kể. Nếu bạn mở chi nhánh, bạn có thể dễ dàng kết nối hệ thống điện thoại IP giữa các chi nhánh với nhau và thực hiện cuộc gọi tới các chi nhánh hoàn toàn miễn phí.

 

4. Kết nối không dây

Một tổng đài điện thoại IP cho phép bạn kết nối các điện thoại IP với một cổng kết nối mạng máy tính (có thể chia sẻ với các máy tính gần kề). Sau đó, các phần mềm cho điện thoại IP tương ứng sẽ được cài vào máy tính. Và giờ bạn đã có thể nói không với dây nhợ lằng nhằng và dễ dàng thêm hoặc di chuyển các điện thoại IP. Trong văn phòng mới, bạn hoàn toàn không cần phải kết nối dây để tăng số lượng máy con nhờ vào hệ thống điện thoại IP cho văn phòng.

 

5. Khả năng tương thích cao

Hệ thống IP PBX hoạt động dựa trên giao thức khởi tạo phiên (SIP) mở. Nghĩa là bạn có thể kết nối các  điện thoại IP với bất kỳ hệ thống IP PBX, cổng PSTN hay nhà cung cấp dịch vụ VoIP nào thông qua giao thức SIP này. Trái lại, tổng đài điện thoại thông thường yêu cầu phải có điện thoại tích hợp tính năng này và mô-đun tương ứng để thực hiện việc kết nối trên.

 

6. Dễ dàng mở rộng các máy con

Hệ thống điện thoại thông thường rất dễ bị quá tải. Việc tăng thêm các máy con thường đòi hỏi phải có các mô-đun đắt tiền. Trong một số trường hợp, bạn thay mới hoàn toàn hệ thống điện thoại của mình. Điều này không xảy ra đối với hệ thống IP PBX. Một máy tính có thể điểu khiển rất nhiều điện thoại con và bạn chỉ việc thêm điện thoại IP vào hệ thống mạng là có thể tăng thêm số lượng máy con cho mình.

 

7. Tăng năng suất lao động và chất lượng dịch vụ khách hàng

Với hệ thống IP PBX, bạn có thể tăng năng suất lao động và chất lượng chăm sóc khách hàng. Vì hệ thống điện thoại IP đã được tin học hóa, bạn có thể tích hợp các chức năng của điện thoại với các khâu khác trong hoạt động kinh doanh của mình. Ví dụ như bạn có thể ghi âm lại cuộc gọi của khách hàng một cách tự động, từ đó nhanh chóng nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng và giảm chi phí nhờ vào việc tiết kiệm được thời gian trên mỗi cuộc gọi. Các cuộc gọi đi có thể được thực hiện trực tiếp thông qua Outlook, giúp người gọi tiết kiệm được thời gian quay số.

 

8. Bổ sung thêm tính năng cuộc gọi với chi phí thấp

Vì hệ thống IP PBX hoạt động dựa trên phần mềm điều khiển, nên lập trình viên có thể để dàng bổ sung thêm các tính năng cuộc gọi. Phần lớn hệ thống điện thoại IP có nhiều tính năng phong phú như tổng đài viên tự động, hộp thư thoại, đổ chuông theo nhóm v.v… Những chức năng này đòi hỏi chi phí cao đối với hệ thống điện thoại thông thường.

 

9. Cho phép việc bố trí bàn làm việc tức thời và chuyển vùng cuộc gọi dễ dàng hơn

Việc bố trí văn phòng/ bàn làm việc tức thời cho nhân viên hiện nay đã trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên, một hệ thống điện thoại thông thường yêu cầu phải nối các đường dây điện thoại sang vị trí mới. Còn với hệ thống IP PBX, thì người dùng chỉ việc đơn giản là mang cái điện thoại IP của mình sang bàn làm việc mới mà thôi.

 

10. Điện thoại IP dễ sử dụng hơn

Nhân viên thường gặp khó khăn trong việc sử dụng các tính năng nâng cao của điện thoại thông thường. Việc thiết lập cuộc gọi hội họp, hay việc chuyển cuộc gọi qua tổng đài điện thoại truyền thống đòi hỏi phải có những hướng dẫn chi tiết. Nhưng với hệ thống IP PBX, tất cả các chức năng có thể dễ dàng thao tác giao diện người dùng trực quan thân thiện. Ngoài ra, người dùng có thể xem được trạng thái của các đầu dây khác, các cuộc gọi đến, cuộc gọi đang đợi và những ai đang sử dụng điện thoại trên hệ thống. Còn hệ thống điện thoại thông thường lại yêu cầu phải có những điện thoại “phức tạp” hơn để thực hiện những chức năng kể trên mà nhiều khi thông tin hiển thị lại cho người dùng lại rất chi là khó hiểu.

 

Như vậy, việc đầu tư lắp đặt một Tổng đài điện thoại IP mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mới cần có một tổng đài điện thoại, mà còn cho doanh nghiệp hiện đã có một tổng đài PBX thông thường. Một tổng đài IP PBX có thể giúp tiết kiệm chi phí trong việc quản lý, bảo trì và thực hiện cuộc gọi, vì vậy việc nâng cấp lên tổng đài IP PBX là một sự lựa chọn khôn ngoan dành cho các doanh nghiệp.

 

Theo 3CX

0984114860